Czym są ważne rozmowy dla szefa, managera, partnera biznesowego, współpracownika? Czy odbywasz je często, czy tylko w kluczowych momentach? Należą do tych przyjemnych, czy trudnych? Niezależnie od powodu, jako lider, zapewne odbywasz je często. Mogą dotyczyć tematów trudnych, mogą mieć funkcję motywującą, mogą skutkować zmianą dla obu stron. Jest ich wiele. Jak prowadzić ważne rozmowy by były kluczem do zaangażowania? By motywowały i dodawały energii zamiast podcinać skrzydła?
Twoje nastawienie
„Jeśli wierzysz, że coś możesz, lub czegoś nie możesz, za każdym razem masz rację” powiedział Henry Ford.
Henry Ford wiedział, jak dużo zależy od naszego nastawienia. To jest prawda także w przypadku naszego podejścia do ważnych rozmów. Dodałabym tu jeszcze dopisek, może nawet większym drukiem, żeby nasze przekonanie nie doprowadziło nas do zrobienia błędnych założeń.
„Trudna” rozmowa
Wyobraźmy sobie, ze mamy przed sobą ważną rozmowę. Jeżeli mamy przekonanie, ze będzie ona trudna, to pewnie spędzimy więcej czasu przygotowując się do niej, zbierając argumenty wspierające nasz punkt widzenia, czy myśląc o reakcji drugiej strony. Stworzymy w głowie scenariusze tego spotkania, może nawet przeprowadzimy wewnętrzny dialog, który może się wydarzyć. Na tej podstawie zrobimy założenie, że będzie ciężko, że jest prawdopodobne, że druga strona będzie reagować w sposób zamknięty na nasz punkt widzenia, lub propozycję (może defensywnie, a może ofensywnie). Nasze przekonanie o trudności tej rozmowy, wprowadzi nas w postawę, która będzie wynikała z takiego właśnie założenia i doprowadzi do tego, jak będziemy w trakcie rozmowy się zachowywać, jaki będziemy mieć ton i jakich sformułowań użyjemy.
„Łatwa” rozmowa
Inaczej może potoczyć się ta sama ważna rozmowa, jeżeli będziemy mieć przekonanie, że będzie łatwa. Możliwe, że w tej sytuacji, założymy, że wszystko pójdzie gładko. Konsekwentnie, przygotujemy się do niej zgodnie z naszym standardem działania, możliwe, że darujemy sobie odgrywanie w głowie scenariuszy, bo założymy, że druga strona odbierze nasz przekaz pozytywnie, a może nawet entuzjastycznie. Nasze przekonanie znów wpłynie na sposób, w jaki będziemy się zachowywać w trakcie spotkania, jak będziemy formułować nasz komunikat i jakim tonem będziemy zwracać się do naszego partnera w rozmowie.
Nie daj się zaskoczyć
I wszystko byłoby proste, gdyby sytuacje przebiegały zgodnie z naszymi założeniami! Bo, mimo tego, że zgadzam się w pełni, że nasze przekonania wpływają na to jacy jesteśmy np. w trakcie ważnych rozmów, tak robienie założeń zdecydowanie nie pomaga. W obydwu scenariuszach powyżej moglibyśmy być zaskoczeni reakcją odwrotną od oczekiwanej przez nas, a to z kolei mogłoby mieć negatywny wpływ na końcowy efekt ważnej dla nas rozmowy, zwłaszcza, jeśli zależałoby nam nie tylko na przekazaniu informacji, ale również na zaangażowaniu partnera w rozmowie do współdziałania.
Otwarte serce i głowa
Moja propozycja? Nie przyklejajmy etykiet planowanym przez nas ważnym rozmowom – trudna, lub łatwa. Podejdźmy do nich z równie otwartym umysłem i sercem, przygotujmy się rzetelnie z szacunku do naszego partnera i okażmy ciekawość jego punktu widzenia. Robienie założeń może nas pozbawić uważności na to, co w trakcie rozmowy dzieje się z druga stroną i odpowiedniego reagowania. A stąd już tylko krok do odcięcia się od siebie nawzajem i w konsekwencji, braku zaangażowania w temat, z którym przyszliśmy.
Czyli jak prowadzić ważne rozmowy?
Więcej o tym opowiem podczas Webinaru „Ważne rozmowy. Momenty kluczowe dla zaangażowania” 11 marca podczas HR Open Forum o godz. 14:50.
Zapraszam serdecznie,
Monika Jankowska